Cách làm mục lục trong Word 2010, 2013, 2016 và 2019 chi tiết
Khi soạn thảo tài liệu, có một mục lục rõ ràng sẽ giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và theo dõi thông tin một cách thuận tiện. Thay vì phải tự tay tạo từng mục một, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng tạo mục lục tự động trong Word, vừa nhanh chóng lại vừa chuyên nghiệp. Sau đây hãy cùng Phong Vũ Tech News đi tìm hiểu cách làm mục lục trong Word nhé!
I. Những nội dung cần có trong mục lục
Để tạo mục lục trong Word hiệu quả, dù bạn sử dụng phiên bản nào thì cũng cần xác định rõ các phần nội dung sẽ xuất hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục trong Word mà bạn có thể tham khảo.
1. Xác định các chương lớn (level 1)
Bước 1: Chọn đoạn văn bạn muốn đưa vào mục lục với vai trò là chương lớn (ví dụ: Chương 1) bằng cách bôi đen đoạn đó.
Bôi đen oạn văn bạn muốn đưa vào mục lục với vai trò là chương lớn
Bước 2: Truy cập tab References trên thanh công cụ, sau đó nhấp vào mục Add Text (biểu tượng trang giấy có dấu cộng).
Truy cập tab References trên thanh công cụ > hấp vào mục Add Text
Bước 3: Trong danh sách cấp độ, chọn Level 1 để đánh dấu đoạn văn bản vừa chọn là chương chính.
Nhấn References trên thanh công cụ > Nhấn add Text (biểu tượng dấu cộng) > Chọn Level 1 để đánh dấu đoạn văn bản
2. Xác định các tiêu đề chính (level 2)
Bước 1: Di chuyển chuột đến những tiêu đề nằm trong từng chương, sau đó bôi đen các đoạn này.
Bôi đen các đoạn mà bạn muốn làm tiêu đề chính
Bước 2: Mở tab References, nhấn vào Add Text.
Mở tab References > Nhấn vào Add Text
Bước 3: Lựa chọn Level 2 để gán cấp độ cho các tiêu đề này trong mục lục.
Nhấn References trên thanh công cụ > NHấn Add Text (biểu tượng dấu cộng) > Chọn Level 2 để gán cấp độ cho các tiêu đề này trong mục lục
3. Xác định các mục con
Bước 1: Tiếp tục chọn các nội dung con nằm bên trong phần tiêu đề chính bằng cách bôi đen chúng.
Bôi đen các nội dung con nằm bên trong tiêu đề chính
Bước 2: Trong tab References, nhấp vào Add Text.
Trong tab References > Nhấp vào Add Text
Bước 3: Chọn Level 3 để đánh dấu các mục này là cấp độ thấp nhất trong hệ thống mục lục.
Nhấn References trên thanh công cụ > NHấn Add Text (biểu tượng dấu cộng) > Chọn Level 3 để đánh dấu các mục này là cấp độ thấp nhất
Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉ định các nội dung cần có trong mục lục, sử dụng Heading Styles có sẵn trong Tab Home để gán level cho các tiêu đề tương ứng. Word sẽ tự động quét qua tài liệu của bạn để tìm bất kỳ đoạn văn bản nào được chỉ định là Level 1, 2, 3 và sử dụng những phần được chọn để tạo danh sách chương, tiêu đề và mục con cho mục lục.
sử dụng Heading Styles có sẵn trong Tab Home để gán level cho các tiêu đề tương ứng
II. Hướng dẫn cách làm mục lục trong Word
Sau khi đã phân cấp các tiêu đề bằng các mức độ phù hợp (Level 1, Level 2, Level 3), bạn có thể tiến hành chèn mục lục tự động vào tài liệu như sau:
Bước 1: Trước hết, bạn hãy xác định vị trí muốn chèn mục lục trong tài liệu và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đó. Thông thường, mục lục sẽ được đặt ở đầu hoặc cuối văn bản.
Xác định vị trí muốn chèn mục lục trong tài liệu và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đó
Bước 2: Tại nơi cần hiển thị mục lục, bạn vào thẻ References.
Tại nơi cần hiển thị mục lục, bạn vào thẻ References
Bước 3: Nhấn chọn Table of Contents trên thanh công cụ. Khi hộp tùy chọn xuất hiện, bạn sẽ có hai lựa chọn sau:
Dùng mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) bằng cách nhấn vào Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2.
Tự tạo mục lục thủ công bằng cách chọn Manual Table. Tuy nhiên, nếu bạn mới làm quen với công cụ này, nên bắt đầu bằng cách sử dụng các mẫu tự động mà Word đã thiết lập để thao tác dễ dàng hơn.
Nhấn chọn Table of Contents trên thanh công cụ
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Custom Table of Contents… để định dạng lại mục lục theo sở thích cá nhân. Trong phần này, bạn nên chú ý đến hai thiết lập:
Tab Leader: Cho phép bạn chọn ký tự dẫn giữa tiêu đề và số trang như không có (none), dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc gạch dưới.
Cho phép bạn chọn ký tự dẫn giữa tiêu đề và số trang như không có (none), dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc gạch dưới (Nguồn: Internet)
Format: Tùy chọn mẫu hiển thị mục lục theo phong cách bạn mong muốn.
Tùy chọn mẫu hiển thị mục lục theo phong cách bạn mong muốn (Nguồn: Internet)
III. Cách chỉnh sửa và xóa mục lục trong Word
1. Cách cập nhật mục lục trong Word
Sau khi mục lục tự động đã được tạo, bạn có thể dễ dàng cập nhật lại bất kỳ lúc nào khi có sự thay đổi trong nội dung tài liệu mà không cần tạo lại từ đầu.
Bước 1: Để cập nhật mục lục sao cho phù hợp với nội dung đã chỉnh sửa, bạn chỉ cần nhấp chuột trái vào bảng mục lục > chọn Update Table.
Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập tab References > chọn Update Table trên thanh công cụ.
Truy cập tab References > chọn Update Table trên thanh công cụ
Bước 2: Khi hộp thoại Update Table of Contents hiện ra, bạn sẽ thấy hai lựa chọn:
Update page numbers only: Sử dụng khi bạn chỉ muốn cập nhật số trang của các tiêu đề.
Update entire table: Dùng khi bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục, bao gồm việc thêm hoặc xóa tiêu đề, điều chỉnh cấp độ (level) hoặc cập nhật lại số trang.
2. Cách xóa mục lục trong Word
Nếu bạn không còn cần mục lục trong tài liệu hoặc muốn tạo lại từ đầu, bạn có thể dễ dàng xóa nó chỉ với vài thao tác đơn giản dưới đây:
Bước 1: Nhấp vào tab References trên thanh công cụ.
Nhấp vào tab References trên thanh công cụ
Bước 2: Trong nhóm Table of Contents (Mục lục), nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên dưới.
Trong nhóm Table of Contents (Mục lục), nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên dưới
Một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình làm mục lục là sử dụng đúng các cấp độ tiêu đề như Heading 1, Heading 2, Heading 3. Nếu bạn chỉ thay đổi kiểu chữ, in đậm hay màu sắc mà không dùng Heading, Word sẽ không nhận diện để tạo mục lục, do đó bạn hãy sử dụng khung Styles ở tab Home để gán tiêu đề phù hợp cho từng phần trong tài liệu.
Cập nhật mục lục sau khi chỉnh sửa nội dung
Sau khi chỉnh sửa tài liệu, chẳng hạn như thêm hoặc bớt các phần tiêu đề, mục lục trong Word sẽ không tự động thay đổi theo. Để giữ mục lục luôn đúng, bạn cần nhấn chuột phải vào mục lục và chọn "Update Field". Tiếp đó, chọn "Update entire table" để làm mới toàn bộ nội dung mục lục theo những thay đổi mới nhất.
Tránh chỉnh sửa trực tiếp trong mục lục
Nhiều người có thói quen sửa ngay trong bảng mục lục nhưng điều này không nên làm vì mọi thay đổi sẽ bị mất đi khi bạn cập nhật lại mục lục. Thay vì chỉnh sửa ở đó, bạn nên quay lại phần nội dung chính trong tài liệu để chỉnh sửa tiêu đề hoặc nội dung, rồi sau đó cập nhật lại mục lục để mọi thứ luôn chính xác và đồng bộ.
Một số lưu ý khi sử dụng mục lục trong Word (Nguồn: Internet)
Chọn kiểu mục lục phù hợp
Word cung cấp nhiều kiểu mục lục khác nhau như Classic, Modern hay Formal để bạn lựa chọn tùy theo phong cách của tài liệu. Bạn nên xác định đúng kiểu mục lục nhằm giúp tổng thể của tài liệu trở nên chuyên nghiệp hơn, đồng thời tạo sự đồng nhất về mặt thiết kế. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa phông chữ, kích thước và căn lề để phù hợp hơn với nội dung trong tài liệu.
Giữ bố cục rõ ràng, khoa học
Để mục lục dễ theo dõi, bạn nên giới hạn số cấp tiêu đề ở khoảng 3 cấp, tránh quá nhiều tầng lớp khiến người đọc bị rối. Một bố cục đơn giản, gọn gàng sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được cấu trúc và nội dung của tài liệu mà không mất nhiều thời gian.
V. Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm mục lục trong Word cho các phiên bản từ 2010 đến 2019. Hy vọng qua bài viết, bạn có thể dễ dàng tạo ra một bảng mục lục rõ ràng, chuyên nghiệp và tiện lợi cho người đọc. Đừng quên theo dõi Phong Vũ Tech News để cập nhật các thông tin bổ ích về công nghệ nhé!
